Client Focused Reforms Conflicts of Interest Disclosure FAQs / Questions et réponses sur l’information relative aux conflits d’intérêts dans le cadre des réformes axées sur le client

Staff from the Canadian Securities Administrators (CSA or we), along with the Investment Industry Regulatory Organization of Canada and the Mutual Fund Dealers Association of Canada, have established the CFRs Implementation Committee (the Committee) to consider and provide guidance on operational issues and questions shared by industry stakeholders relating to the implementation of the Client Focused Reforms (CFRs).We encourage registrants to plan their transition to the new requirements now, so that they will be in compliance before the CFRs come into effect.

Since the publication on December 18, 2020 of additional responses to questions received by the Committee to assist registrants as they prepare for the new requirements under the CFRs (https://www.securities-administrators.ca/resources/client-focused-reforms/frequently-asked-questions-cfr/) the Committee has in recent weeks received questions specifically about implementing the requirements for the disclosure of conflicts of interest.

We remind registrants that they will have to comply with the CFRs conflicts of interest requirements, including the CFRs mandated conflicts of interest disclosure, no later than June 30, 2021. As of that date, all new clients must receive the CFRs mandated conflicts of interest disclosure at account opening.

For existing clients, registered firms can deliver (in paper or electronic format) either new conflicts of interest disclosures that will comprehensively replace those that were delivered in the past or, in the alternative, supplement existing conflicts of interest disclosures with updates that include the CFRs mandated conflicts of interest information.

There are different ways registered firms can deliver their conflicts of interest disclosures to existing clients consistent with the June 30, 2021 deadline. Industry participants discussed the following approach with the Committee which we think would be reasonable

• STEP 1 – include a prominent, plain language notice with the delivery of the client account statements for the quarter ended March 31, 2021 (or with any other client communication delivered on or before June 30, 2021), that
  • describes the upcoming CFRs mandated conflicts of interest disclosure, including: (i) an overview discussion of conflicts of interest (ii) what is changing in terms of how conflicts will be addressed (e.g., explaining that under the CFRs requirements, material conflicts of interest must be addressed in the best interest of the client), and (iii) explaining why the disclosure is important for the client to read;
  • describes where the client can find the CFRs enhanced conflicts of interest disclosure on the registered firm’s website prior to, or on, June 30, 2021 and how and when it will be delivered to the client (paper or electronic delivery, as applicable);
  • explains how the client can contact their registered firm/registered representative and also how they can exercise the option to receive communications electronically (if this option is available at the registered firm);
• STEP 2 – the CFRs mandated conflicts of interest disclosure is posted to the registered firm’s website and each client that has opted for documents to be delivered electronically receives a digital notification granting the client with access to the disclosure through the registered firm’s secure client portal on or before June 30, 2021; and
• STEP 3 – the CFRs mandated conflicts of interest disclosure is delivered in a timely manner with the delivery of the client account statements for the quarter ended June 30, 2021 by the registered firm to each client.

We note that registered firms may adopt other methods to ensure timely compliance with the conflicts of interest disclosure requirement. Registered firms may provide the CFRs mandated conflicts of interest disclosure together with or separately from any other disclosures using integrated or stand-alone documents in any form, be it electronic or paper. We also encourage registrants to assess the effectiveness of the disclosure they provide clients by considering behavioural economics principles and tactics to simplify the content of the disclosure, including the requirement to use plain language in order to mitigate the risk that clients may not fully understand the information provided by the firm. We encourage registrants to spend sufficient time with clients to adequately explain the information that is delivered to them, including an explanation of the CFRs conflicts of interest requirements.

We will continue to periodically publish responses to additional questions submitted to the Committee as we develop the guidance.

Industry stakeholders are invited to provide the Committee with their feedback regarding operational challenges they are facing implementing the CFRs. To provide the feedback, stakeholders including law firms, consultants and others that provide services to industry, are encouraged to complete the form on the CFRs website (https://www.securities-administrators.ca/resources/client-focused-reforms/)

//

Le personnel des Autorités canadiennes en valeurs mobilières (les ACVM ou nous), de même que celui de l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières et de l’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels, ont établi le Comité de mise en œuvre des réformes axées sur le client (le comité) chargé d’étudier les enjeux opérationnels et les questions communes aux intervenants du secteur concernant la mise en œuvre des réformes axées sur le client (les réformes) et d’offrir des indications à leur égard. Nous invitons les personnes inscrites à planifier dès maintenant leur transition aux nouvelles obligations afin qu’elles s’y soient conformées avant l’entrée en vigueur des réformes.

Depuis la publication, le 18 décembre 2020, de réponses additionnelles aux questions reçues afin d’aider les personnes inscrites à se préparer aux nouvelles obligations instituées par les réformes (https://www.autorites-valeurs-mobilieres.ca/ressources_professionnelles.aspx?ID=1968&LangType=1036), le comité a reçu, au cours des dernières semaines, des questions portant expressément sur la mise en œuvre de l’obligation de déclaration des conflits d’intérêts.

Nous rappelons aux personnes inscrites qu’elles devront se conformer aux dispositions des réformes portant sur les conflits d’intérêts, dont l’obligation de déclaration, au plus tard le 30 juin 2021. À compter de cette date, tous les nouveaux clients devront recevoir l’information sur les conflits d’intérêts prescrite par les réformes à l’ouverture d’un compte.

Les sociétés inscrites peuvent transmettre (sous forme imprimée ou électronique) aux clients existants l’information prescrite par la nouvelle obligation de déclaration qui remplacera celle qui a été transmise auparavant ou joindre à l’information existante l’information à jour prescrite par les réformes.

Les sociétés inscrites peuvent s’y prendre de différentes façons pour transmettre aux clients existants l’information sur leurs conflits d’intérêts d’ici à la date limite du 30 juin 2021. Des intervenants du secteur et le comité ont discuté de la procédure suivante, que nous estimons raisonnable :

• ÉTAPE 1 – Le relevé de compte transmis au client pour le trimestre terminé le 31 mars 2021 (ou toute autre communication qui lui est transmise au plus tard le 30 juin 2021) comporte un avis bien visible rédigé en langage simple présentant l’information suivante :
  • une description de la future obligation de déclaration des conflits d’intérêts prévue par les réformes, y compris i) un exposé général sur les conflits d’intérêts, ii) une présentation des modifications apportées au mode de traitement des conflits (par exemple un énoncé expliquant qu’en vertu des réformes, les conflits d’intérêts importants doivent être traités au mieux des intérêts des clients), et iii) un énoncé sur l’importance, pour le client, de lire l’information;
  • l’emplacement, sur le site Web de la société inscrite, où le client peut consulter la déclaration de conflit d’intérêts augmentée en vertu des réformes avant le 30 juin 2021, ou à cette date, et de l’information sur le mode et le moment de sa communication au client (sous forme imprimée ou électronique, selon le cas);
  • une description de la manière dont le client peut communiquer avec sa société inscrite ou son représentant inscrit et signifier son choix de recevoir les communications par voie électronique (si la société inscrite offre cette option).
• ÉTAPE 2 – La déclaration de conflit d’intérêts prescrite par les réformes est affichée sur le site Web de la société inscrite et chaque client ayant choisi la transmission des documents par voie électronique reçoit une notification numérique lui octroyant un droit d’accès à l’information par l’entremise du portail sécurisé de la société inscrite à l’intention des clients au plus tard le 30 juin 2021.
• ÉTAPE 3 – La société inscrite transmet dans les plus brefs délais la déclaration de conflit d’intérêts prescrite par les réformes à chaque client avec son relevé de compte pour le trimestre terminé le 30 juin 2021.

Nous soulignons que les sociétés inscrites peuvent adopter d’autres moyens pour assurer la conformité à l’obligation de déclaration des conflits d’intérêts en temps opportun. Elles peuvent joindre l’information à d’autres documents d’information ou la fournir séparément dans un document intégré ou distinct, qu’il soit sous forme électronique ou imprimée. Nous les invitons également à évaluer l’efficacité de l’information fournie aux clients en fonction des principes et tactiques d’économie comportementale afin d’en simplifier le contenu, et à tenir notamment compte de l’obligation de rédiger en langage simple dans le but d’atténuer le risque qu’ils comprennent mal l’information. Nous appelons les personnes inscrites à passer suffisamment de temps avec leurs clients pour leur expliquer adéquatement l’information qui leur est transmise, dont les obligations relatives aux conflits d’intérêts prévues par les réformes.

Nous continuerons de publier périodiquement les réponses aux autres questions qui seront posées au comité à mesure que nous élaborerons les indications.

Les intervenants du secteur sont invités à soumettre au comité leurs commentaires sur les enjeux opérationnels que leur pose la mise en œuvre des réformes. Ces intervenants, notamment les cabinets d’avocats, les consultants et les autres fournisseurs de services, sont priés de transmettre leurs commentaires au moyen du formulaire figurant sur le site Web des réformes (https://www.autorites-valeurs-mobilieres.ca/ressources_professionnelles.aspx?ID=1916&LangType=1036)