Les autorités en valeurs mobilières du Canada fournissent des indications à jour sur la tenue d’assemblées d’actionnaires virtuelles

Toronto – Le personnel des Autorités canadiennes en valeurs mobilières (le « personnel des ACVM » ou « nous ») fournit aujourd’hui aux émetteurs assujettis des indications sur la tenue d’assemblées d’actionnaires virtuelles.

Depuis l’avènement de la pandémie de COVID-19, nombreux sont les émetteurs assujettis ayant opté pour une forme virtuelle de leurs assemblées d’actionnaires. Ces assemblées sont d’habitude tenues soit entièrement par voie virtuelle, plutôt qu’en personne, soit de manière hybride (c’est‑à‑dire physiquement, mais avec la possibilité d’y assister par un moyen électronique).

Le personnel des ACVM a récemment mené des consultations informelles auprès des participants au marché et des autres intéressés afin de mieux comprendre leur expérience avec les assemblées d’actionnaires virtuelles. À la lumière de ce qui en est ressorti et du contexte toujours en évolution de ces assemblées, nous formulons les recommandations suivantes dans le but d’aider les émetteurs assujettis à remplir leurs obligations en vertu de la législation en valeurs mobilières et de les encourager à adopter des pratiques facilitant la participation des actionnaires.  

La tenue des assemblées d’actionnaires est principalement régie par le droit des sociétés applicable et par les documents organisationnels de l’émetteur assujetti, et non par la législation en valeurs mobilières. Vu le lien entre les obligations d’information prévues par la législation en valeurs mobilières quant à ces assemblées et l’expérience des actionnaires à ces dernières, nous avons jugé approprié de publier ce nouveau communiqué renfermant nos recommandations à cet égard.

Les autorités responsables ont modifié, ou projettent de modifier, certaines lois sur les sociétés canadiennes afin de permettre expressément la tenue d’assemblées virtuelles et de l’encadrer. Les émetteurs assujettis sont donc invités à consulter les dispositions législatives et les documents pertinents lorsqu’ils envisagent cette possibilité.

Information concernant l’accès et la participation aux assemblées virtuelles

Il importe que les émetteurs assujettis présentent dans leurs circulaires de sollicitation de procurations et documents reliés aux procurations connexes de l’information claire et exhaustive sur la logistique d’accès, de participation et de vote aux assemblées d’actionnaires virtuelles. Ils pourraient par exemple donner aux actionnaires inscrits et aux propriétaires véritables des explications complètes sur le processus d’inscription, d’authentification et de vote. En outre, pour faire comprendre aux actionnaires comment ils faciliteront leur participation à une telle assemblée, nous les invitons à leur transmettre de l’information sur les procédures d’envoi et de traitement des questions, de même que sur la façon dont ils s’y prennent pour permettre et gérer leur participation.

Par ailleurs, nous recommandons de préciser aux actionnaires où obtenir de l’aide en cas de difficultés à s’inscrire ou encore à accéder ou assister à l’assemblée.

Participation des actionnaires aux assemblées virtuelles

Bien que les autorités en valeurs mobilières ne supervisent pas la tenue des assemblées des actionnaires, nous invitons les émetteurs assujettis à assurer à leurs assemblées virtuelles un niveau de participation comparable à celui auquel pourraient s’attendre les actionnaires si elles avaient lieu en personne. Ces derniers y auraient notamment la possibilité de présenter des motions ou de formuler des objections ainsi que la capacité de soulever des questions et de s’adresser directement à la direction durant toute période de questions et réponses. Un droit de parole devrait normalement aussi être accordé aux instigateurs des propositions d’actionnaires acceptées aux fins de vote. Lors des assemblées virtuelles, leurs présidents et les émetteurs assujettis auront nécessairement à exercer une certaine discrétion sur les questions qui y seront posées et la gestion de leur déroulement, comme c’est le cas dans les assemblées en personne. Néanmoins, nous recommandons qu’elles se déroulent d’une façon qui soit transparente et conforme aux pratiques établies pour les assemblées en personne afin de favoriser une interaction significative entre les actionnaires et la direction.

Dans le cas d’une assemblée d’actionnaires contestée, nous encourageons les émetteurs assujettis à s’enquérir auprès de leurs conseillers juridiques de la pertinence de tenir cette assemblée virtuellement et à envisager soigneusement la conclusion, au préalable, d’un protocole d’assemblée avec le dissident.

Conclusion

Les ACVM suivront de près la tenue des assemblées virtuelles alors que le droit des sociétés, les technologies et les pratiques des émetteurs assujettis évoluent. Elles pourraient donc, au besoin, publier d’autres indications et des mises à jour à cet égard.

Les ACVM sont le conseil composé des autorités provinciales et territoriales en valeurs mobilières du Canada. Elles coordonnent et harmonisent la réglementation des marchés financiers du Canada.

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